参加者をまきこむ「会議のデザイン」

みなさん、こんにちは。緊急事態宣言は解除されましたが、果たしてコロナ禍は終息に向かってくれるのか??


そんな中ではありますが、オンラインはこれからも拡がりそう。

そう感じてる方も多いと思います。


私共つなぐみは、前回チャレンジした「オンラインワークショップをやってみた!」をシリーズ化しました。オンラインだからこそ、ファシリテーションの技術が役に立つ!と感じるわけです。


さっそく、5/24(日)に開催したところ、7名の方に参加いただきました。感謝、感謝です。貴重なお時間を本当有難うございます。


↓今回の開催のご案内(リンク付き)



今回のお題は、「会議のデザイン」


いきなり会議に呼ばれて、


主催者「それではとりあえず、新サービスのアイデアを順番に言ってください」

あなた「え!!! えええ!!! えっと・・・、その・・・今のままで良いかと。。。」


なんて経験ありませんか?


ちょっと極端すぎたかもしれませんが、これは会議のデザインがされていない例なのです。


今回は、どうすればその会議が、活発、有意義、効果的なものになるかをお伝えし、参加者の皆様には実際に「会議のデザイン」を体験いただきました。


■ファシリテーション 4つの基礎スキル(思い出し用)

ファシリテーションの4つの基礎スキル。これは、ファシリテーションの「いろは」です。

今回のテーマである「会議のデザイン」=「場のデザイン」は、基礎スキルの1つ目の要素です。



■会議のデザイン=場のデザインとは

場のデザインには、大きく4つあります。

Outcome(アウトカム)、Agenda(アジェンダ)、Role(ロール)、Rule(ルール)

頭文字をとって「OARR」(オール)と呼んだりします。

一緒に参加いただいたニシイ先生は「Agenda(アジェンダ)で、会議の質は7割決まるで!」と力強く言ってました!!


今回は、「Agenda(アジェンダ)」づくりを参加者のみなさんに模擬会議を設定して体験してもらいました。



■模擬会議

皆さんにはドラッグストアの本部スタッフになりきってもらいました。

下のようなシチュエーションの中、あなたならどのような話し合いをしますか??

一緒に会議のAgenda(アジェンダ)を考えてみてください。


・皆さんは、全国でドラッグストアを展開している会社の社員です。

・欠品商品を求めるお客様が毎日のように押しかけていますが、売上げは減少傾向です。

・来店されるお客様向けの「ついで買い」商品について、話し合ってください。


参加者の方々は2つのグループにブレイクアウトルームで別れ、考えて頂きました。

ファシリテーター役になった方も、グループメンバーもオンラインミーティングにとても慣れており、ご意見の発散はとてもスムーズでした。


下はJamboardというツールです。付箋をペタペタ貼る感覚で、電子上で記録できます。


<Jamboardに記載された内容の解説>


①どんな議題を会議に話合う?というお題に対して、4名で意見を出しあいました。

     ↓

②意見を出し切った後、出た意見の分類しました。

     ↓

③「促進」「ニーズ」「そもそも」の3つに分類しました。

     ↓

④分類された内容をまとめ、ピンク付箋に記載しました

  ①そもそも「ついで買い」を企画促進する必要があるのか。

  ②お客さまがついで買いしそうなものは何か、ニーズを分析する。

  ③ついで買いを促進させる施策を考える(販売促進策の検討)



限られた時間(25分)内で、ここまで到達するとは・・・ すごすぎ


Agenda(アジェンダ)の作成にはコツが1つあります。

それは、流れをつくること。


会議の目的であるOutcome(アウトカム)に向かって、起承転結をつくることで、会議の質がギュッと向上します。


みなさんにご紹介したコツはこれ。

真ん中の理想の状態(Outcome)に向かって、起承転結の流れで会議を進める。

これがコツ。


イメージわきますか?


みなさん実際のワークでは、このフレームに当て込むのは非常に苦労されていました。

そりゃそうですよね。想定外のフレームが突如現れたわけですから。


しかしよく見ると、「現状」があって、「問題」があって、「課題」を設定して、「行動」に移す。ご自身の業務で良く使っている考え方ではないでしょうか。


ご参考まで、今回ファシリテーターが考えたものを紹介します。

ドラッグストアの模擬会議を例に考えたアジェンダ


そんな、こんなであっという間にチェックアウトの時間となりました。


皆さんからいただいたご意見(抜粋)


★(ブレイクアウトルームで別れてから)メンバー同士がだんだん まとまっていくことを感じた。他の参加者の方のファシリテーションを見れたことも参考になった。


★町工場の現場では、声の大きい人の意見がとおることが普通。ファシリテーションを習得すれば、もっと有意義に会議ができて「この時間は何だったんだ!?」ということも無くなっていくと思う。


★明日からできると思ったのは、「何をどこまで決めるのか」を丁寧にやること。


★2時間でこんなにいっぱいできるんだと感じた。話合いの仕方とか文脈でアウトプットがこれほど違うのかと驚いた。設計をちゃんとすることは大事なと思った。


みなさん、貴重なご意見をいただき、心より感謝いたします。


大切なのは、今日感じていただいたことをどうやってリアルの会議に活用いただくか だと心から思います。


少しでもみなさんの活動にお役に立つことを願っております。


最後はみんなで記念撮影でパシャリ(2回撮影を失敗して、ごめんなさい!!)


また次回もやる予定ですので、お会いできることを楽しみにしてまーーす!



長文にお付き合いいただき、心から感謝です。

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